Email etikett – hur säger man till att man får svar på email

Dagligen överväldigas vi av tiotals och ibland även hundratals email. Det ät då viktigt att säga till att ingenting viktigt försvinner i mängden. Detta innebär att det går åt en hel del tid för att läsa igenom och strukturera sina email.
Ännu mer frustrerande är situationen när man väntar på ett svar som aldrig kommer. Om du skriver till en person som får många email varje dag och du vill vara säker på att din email uppmärksammas bör du säga till att den är kort, koncist och lätt att hantera. Här kommer några email tips:

1. Skriv kortfattat
Försök att hålla dig till 2-3 meningar. Email som är längre än 2 paragrafer avskräcker ofta, det är större chans att folk lägger undan det för att läsa senare. Det är bättre att skippa en del av backgrundsinfo för att förkorta innehållet.

2. Strukturera innehållet
Dela texten i paragrafer med ca två meningar i varje paragraf. Markera nyckelorden i t.ex. fet stil. Det underlättar för läsaren att se kärnan i meddelandet.

3. Var tydlig med email’s syfte
Var tydlig med email’s syfte och vad du behöver att få hjälp med. Om du skriver en lång email som innehåller en hel del information, börja i så fall med din förfråga direkt. Ifall email ska delegeras vidare har personen ifråga lättare att agera.

4. Var specifik med din förfråga
Tro inte att någon kommer att göra flera timmars jobb som ett svar på email som tog dig 30 sekunder att skriva. Dvs. var specifik med vad du vill. Är det sid. 4 i din rapport du undrar över eller behöver du feedback på en specifik tabell. Skriv inte bara ”… här kommer rapporten. Kan du återkomma med din feedback.”

5. Visa att det är viktigt att du får svar
Respektera andras tid. Du måste visa varför ska din email prioriteras. Återigen var specifik med syftet och vad det innebär för mottagaren. Skriver du till en person du inte känner och ber om någon slags motprestation, t. ex. ett möte, var bered på att personen kommer att vilja se om det är värt att träffa dig. Därför säg till att din LinkedIn profil är uppdaterad eller om du har en hemsida säg till att den ser seriös ut. Har du gjort något intressant eller planerar du att göra något intressant, i så fall säg till att det syns.

Advertisements
Taggad , ,

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: