Etikettarkiv: email etikett

Mailfri ledighet

/home/wpcom/public_html/wp-content/blogs.dir/622/56590856/files/2014/12/img_2989.jpg

Flera dagars ledigt kommer det vara för de flesta av oss näst kommande tiden. För att inte ruinera ledigheten, och skapa mer julstress än nödvändigt, finns det därför fyra viktiga saker att tänka på när du utformar ditt frånvaro-meddelande säger sajten chef.se

1. Kolla inte din e-post sporadiskt
Om du inte har skrivit sådana själv, har du garanterat fått dem i retur: De automatiska mejlen som meddelar att ja, jag är ledig, men nej, jag kommer inte att kunna slappna av. Som mottagare förstår du ingen­ting: Kommer du att få svar i dag, i morgon, nästa vecka?

Hur göra i stället? Var tydlig, var ledig.

2. Var inte informell
Var korrekt. Säg som det är: Jag är ledig från och med, till och med. Punkt slut.

3. Var gärna lite klurig
Du är inte på kontoret, och det är du stolt över. Bra där!

Men kanske har du författat en rapport, en artikel, besökt en nyttig webbsida eller sett en bra Youtube-film, som du vill dela med dig av till dina affärskontakter? Var frikostig och dela med dig av något mat­nyttigt i ditt autosvar.

4. Planera för din återkomst
Hur göra det smart? Börja planera redan nu, för att få en bra start efter ledigheten. Är du till exempel tillbaka på jobbet den 7 januari? Skriv då i ditt autosvar att du börjar den 8 januari i stället – så slipper du onödig stress den där första, sega dagen och hinner komma på banan igen innan du mejlbombas.

Märkt , , ,

Email etikett – korta ner det

Jag vill fortsätta lite till i samma tema som vi startade igår, nämligen email kommunikation.
Idag när vi har överflöde av information är det minst sagt nödvändigt att hålla sig till saken i sina email.
Kort och koncist ska det vara. Allt annat är bara dålig stil.

Det finns nu hjälp för de som har svårt att hålla sig till saken. Hjälpen kommer i form av en app och heter Shortmail.

Den begränsar alla mail till 500 tecken, vilket räcker mer än väl för en saklig email. Funktionen varnar sig när du överskrider den ”magiska” gränsen. Den skyddar även dig från oönskade mail.

Se mer info på Shortmails hemsida

20140305-223103.jpg

Märkt ,

Email etikett – hur säger man till att man får svar på email

Dagligen överväldigas vi av tiotals och ibland även hundratals email. Det ät då viktigt att säga till att ingenting viktigt försvinner i mängden. Detta innebär att det går åt en hel del tid för att läsa igenom och strukturera sina email.
Ännu mer frustrerande är situationen när man väntar på ett svar som aldrig kommer. Om du skriver till en person som får många email varje dag och du vill vara säker på att din email uppmärksammas bör du säga till att den är kort, koncist och lätt att hantera. Här kommer några email tips:

1. Skriv kortfattat
Försök att hålla dig till 2-3 meningar. Email som är längre än 2 paragrafer avskräcker ofta, det är större chans att folk lägger undan det för att läsa senare. Det är bättre att skippa en del av backgrundsinfo för att förkorta innehållet.

2. Strukturera innehållet
Dela texten i paragrafer med ca två meningar i varje paragraf. Markera nyckelorden i t.ex. fet stil. Det underlättar för läsaren att se kärnan i meddelandet.

3. Var tydlig med email’s syfte
Var tydlig med email’s syfte och vad du behöver att få hjälp med. Om du skriver en lång email som innehåller en hel del information, börja i så fall med din förfråga direkt. Ifall email ska delegeras vidare har personen ifråga lättare att agera.

4. Var specifik med din förfråga
Tro inte att någon kommer att göra flera timmars jobb som ett svar på email som tog dig 30 sekunder att skriva. Dvs. var specifik med vad du vill. Är det sid. 4 i din rapport du undrar över eller behöver du feedback på en specifik tabell. Skriv inte bara ”… här kommer rapporten. Kan du återkomma med din feedback.”

5. Visa att det är viktigt att du får svar
Respektera andras tid. Du måste visa varför ska din email prioriteras. Återigen var specifik med syftet och vad det innebär för mottagaren. Skriver du till en person du inte känner och ber om någon slags motprestation, t. ex. ett möte, var bered på att personen kommer att vilja se om det är värt att träffa dig. Därför säg till att din LinkedIn profil är uppdaterad eller om du har en hemsida säg till att den ser seriös ut. Har du gjort något intressant eller planerar du att göra något intressant, i så fall säg till att det syns.

Märkt , ,
%d bloggare gillar detta: