Höstens stora mötestrend är powermöten.
Vill du effektivisera dina möten prova ett powermöte nästa gång.
Hemligheter bakom powermötet är följande:
– mötet får inte ta mer än 15 minuter
– mötet måste ske stående
– mötet måste ha en tydlig frågeställning
– mötet måste leda till ett beslut
– mötet måste dokumenteras
PowerPoint är ett bra verktyg som använts flitigt. Kanske något för flitigt kan man tycka:) Den amerikanska ledarskapsförfattaren Guy Kawasaki har lyssnat på många omständliga Powerpoint-presentationer genom åren. Till slut tappade han tålamodet och lanserade 10/20/30-metoden på sin blogg för att få slut på de långrandiga dragningarna. Så här fungerar 10/20/30-regeln En powerpoint-presentation får innehålla max 10 bilder. Den ska inte vara längre än 20 minuter. Teckenstorleken ska vara minst 30 punkter.
Så här kan en bildserie se ut (om du vill lansera ett företag/tjänst)
Varför 20 minuter? Om du levererar din presentation på tjugo minuter så får du fyrtio minuter till diskussion. Oftast är det diskussionen du vill åt.
Varför 30 punkter? Om du försöker fylla en bild med text börjar du genast läsa från bilden. Då slutar åhörarna att lyssna. De börjar nämligen själv läsa texten och ni hamnar helt i osynk.
Se hela artikeln på Guy Kawasaki’s blogg
Dagligen spänderar vi flera timmar i möten. Tydlig budskap och övertygande ton är A och Ö när vi gör en presentation. Tidningen Chef har publicerat lista på saker som man ska undvika att säga under presentationen. Nedan kommer sammanfattning av dessa.
1. ”Jag har inte haft tid att förbereda mig, men…” Varför är det fel? Det är lite arrogant. Du signalerar att mottagarna inte är värda din förberedelse. Ja, det är tråkigt att du inte har haft tid att förbereda dig, men gör ditt bästa utifrån förutsättningarna.
2. ”Jag vet att jag bara har någon minut kvar, men jag ska bara gå igenom de här 15 bilderna lite snabbt.” Varför är det fel? Ingen kommer att bry sig om de sista bilderna om de hastas igenom i ett rasande tempo. Kom ihåg att din presentation inte står och faller med dina Powerpoint-bilder. Det viktigaste är att du har fått fram ditt budskap.
3. ”Jag ber om ursäkt för teknikproblemen…” Varför är det fel? I presentationen ingår det också att kontrollera tekniken i förväg. Lägg tio minuter på att förbereda uppkopplingen till projektorn, eller att logga in på det lokala nätverket. Om tekniken verkligen krånglar, våga lämna den därhän. Håll presentationen muntligt.
4. ”Jag har många punkter att gå igenom, så det är bäst att jag sätter igång.” Varför är det fel? Din publik förväntar sig att bli uttråkad redan innan du ens har börjat. När du säger att du ska gå igenom en lång rad punkter, får man känslan att informationen inte kommer att vara helt tydlig. Om du misstänker att du har för många punkter, stryk några i förväg.
5. ”Ni kan förmodligen inte läsa det här, men…” Varför är det fel? Använd inte bilder där typsnittet är så litet att publiken inte kan läsa texten. Om du har det här problemet, berätta i stället med egna ord. Och gör om powerpoint-bilden till nästa gång.
6. ”Här kan ni tydligt se hur…” Varför är det fel? Den här typen av mening kombineras ofta med en graf eller ett diagram av något slag. Förmodligen är det första gången som din publik ser diagrammet. Det är alltså inte tydligt för dem. Hjälp din publik att tolka bilden.
7. ”Några frågor?” Varför är det fel? Det är givetvis bra att öppna upp för frågor. Men du vill avsluta din presentation på ett övertygande sätt. Du vill komma med en tydlig slutkläm. Om du avslutar med ”några frågor” tar det lite udden av din fina avslutning. Hur göra? Välkomna och be om frågor under presentationen.
Se hela artikeln i tidiningen Chef
Den finns olika typer av möten. På möten kan man t.ex. informera, brainstorma eller fatta beslut. För att på bästa sättet använda idéer från Dina brainstormings-möten kan Du använda dig av Google’s metod. ”Fånga” alltid det ni pratar om. Eller ”Always be capturing” (ABC) som det kallas på engelska. Metoden används av Google Venture Design Studios för att alla i ett möte och få en klar bild av vad man har diskuterat. Man dokumenterar mötet på post it-lappar, med en Smartphone eller på whiteboards.
Att alltid fånga det man diskuterar handlar om att dokumentera värdet i ett samtal eller en diskussion. Om man exempelvis pratar om ett nytt projekt, ska man samtidigt skissa en bild av det på ett papper. Det gör att Dina medarbetare lättare förstår vad det handlar om, samtidigt som ni får ett dokument som ni kan spara och titta på senare.
Så fångar Du ett möte:
1. På whiteboard Fyll rummet med whiteboards så att ni kan ta gemensamma anteckningar.
2. På post-it Skriv ner idéer eller frågor på post it-lappar. De kan du sedan organisera i grupper, efter relevans, ämnesområden eller t.ex. kronologi.
3. Med smartphones Samtidigt som ni diskuterar, ta bilder av anteckningar eller skisser med smartphone. Kameran i telefonen är tillräckligt bra för att fånga anteckningarna. De bilderna kan sedan mejlas, skrivas ut, laddas upp eller redigeras i efterhand.
4. Använd dropbox I slutet av ett möte kan ni ladda upp alla bilder till en gemensam Dropbox-mapp. Det är snabbt och lätt och ger alla medarbetare tillgång till anteckningarna från mötet. Se hur man använder Dropbox och ladda ner programmet på Dropox
Om Du intresserad av metoden läs även andra artiklar relaterade till ämnet:
http://www.designstaff.org/articles/always-be-capturing-2013-02-22.html
Det är vanligt på möten att vi sitter och klottrar lite i våra anteckningar. Många uppfattar det som att personen i fråga inte lyssnar på talaren. Men det senaste forskning visar att hjärnan får hjälp av vårt klottrande. Det kallas för Visual notes (visuella anteckningar) och kan hjälpa oss att förstärka våra minnen från möten.
Du behöver inte vara duktig på att rita för att ta visual notes. Det kan till och med vara till en fördel att inte kunna rita särskilt bra. De enklaste symbolerna, så som dollartecken, pratbublor, olika streck eller bullets kan hjälpa Dig att fånga in mer information och underlätta att bearbeta den i framtiden. Visual notes ska inte vara för detaljerade. För att du ska hinna med i konversationen/mötet ska inte anteckningar ta lång tid. Vår hjärna gillar att fylla i gapar, så det är bara bra om du använder dig av enkla symboler istället för detaljerade ritningar. Kombinera vanliga anteckningar och visual notes för att uppnå bästa resultat!
Se exempel på hur man använder sig av Visual notes metoden:
Hur många möten har du varit på den senaste veckan? I snitt spänderar vi ca 20 % av vår arbetstid på möten. I många länder anser man att svenskar är världsmästare på att hålla många möten. Mötena har ju givetviss mycket positivt med sig: man skapar konsensus och håller alla informerade om vad som händer. Det är dock extremt viktigt att mötena är effektiva för att de ska ge önskad effekt.
Tidningen Chef publicerade nyligen en intressant artikel om hur man med 10 steg höjer effektiviteten på sina möten. Här kommer dessa tips:
1. Klargör syftet. Ha syftet med mötet klart för dig redan på förhand. Fundera också på vilken typ av möte det är och/eller vilken typ av fråga som just nu diskuteras. Låt deltagarna ta del av denna information.
2. Gör dagordning. Skicka ut de frågor ni ska diskutera till deltagarna i förväg.
3. Disponera tiden. Prioritera punkterna och börja med den absolut viktigaste frågan.
4. Skriv ner att-göra-punkter. För protokoll under själva mötet i stället för att göra det i efterhand. Eller skippa protokollet och gå direkt på att-göra-listor som följs upp under nästa möte. (Då är det viktigt att de som skulle ta åtgärder enligt listan är närvarande på mötet och kan rapportera resultaten.)
5. Engagera alla. Kräv att alla förbereder och delar med sig av minst två ståndpunkter för varje fråga ni diskuterar.
6. Fördela ansvaret — håll intresset uppe. Låt rollerna i gruppen rotera så att ansvaret för att exempelvis göra anteckningar, summera eller hålla i mötet växlar. På det sättet tappar inte mötesdeltagarna intresset.
7. Checka av. Be om feedback efter mötet och kontrollera att alla har förstått vad ni har bestämt.
8. Ha extra diskussioner för dem som vill. Avsluta varje möte med en diskussionsstund där ni kan ta upp sådant som ni inte hann med under det övriga mötet.
9. Gör spelregler. Gör upp gemensamma spelregler för hur ni ska bete er på era möten och vad som gäller när det handlar om exempelvis att sms:a och läsa mejl under era sammanträden.
10. Ifrågasätt varje möte. Minska ner på antalet möten. En anledning till att många kommer oförberedda är att de inte har haft tid att förbereda sig på grund av andra möten.
Och min personliga punkt 11. Säg till att Du syns på mötet. Om Du är bjuden till mötet säg till att du är förbered; tala med lugn och stark röst och säg till att Dina idéer kommer fram och att Du kan ta cred för dem. Du ska äga frågan! Lycka till på nästa möte!
Se hela artikeln på tidningens Chef hemsida Så undviker du vaga möten
Business and Woman 