Hur många möten har du varit på den senaste veckan? I snitt spänderar vi ca 20 % av vår arbetstid på möten. I många länder anser man att svenskar är världsmästare på att hålla många möten. Mötena har ju givetviss mycket positivt med sig: man skapar konsensus och håller alla informerade om vad som händer. Det är dock extremt viktigt att mötena är effektiva för att de ska ge önskad effekt.
Tidningen Chef publicerade nyligen en intressant artikel om hur man med 10 steg höjer effektiviteten på sina möten. Här kommer dessa tips:
1. Klargör syftet. Ha syftet med mötet klart för dig redan på förhand. Fundera också på vilken typ av möte det är och/eller vilken typ av fråga som just nu diskuteras. Låt deltagarna ta del av denna information.
2. Gör dagordning. Skicka ut de frågor ni ska diskutera till deltagarna i förväg.
3. Disponera tiden. Prioritera punkterna och börja med den absolut viktigaste frågan.
4. Skriv ner att-göra-punkter. För protokoll under själva mötet i stället för att göra det i efterhand. Eller skippa protokollet och gå direkt på att-göra-listor som följs upp under nästa möte. (Då är det viktigt att de som skulle ta åtgärder enligt listan är närvarande på mötet och kan rapportera resultaten.)
5. Engagera alla. Kräv att alla förbereder och delar med sig av minst två ståndpunkter för varje fråga ni diskuterar.
6. Fördela ansvaret — håll intresset uppe. Låt rollerna i gruppen rotera så att ansvaret för att exempelvis göra anteckningar, summera eller hålla i mötet växlar. På det sättet tappar inte mötesdeltagarna intresset.
7. Checka av. Be om feedback efter mötet och kontrollera att alla har förstått vad ni har bestämt.
8. Ha extra diskussioner för dem som vill. Avsluta varje möte med en diskussionsstund där ni kan ta upp sådant som ni inte hann med under det övriga mötet.
9. Gör spelregler. Gör upp gemensamma spelregler för hur ni ska bete er på era möten och vad som gäller när det handlar om exempelvis att sms:a och läsa mejl under era sammanträden.
10. Ifrågasätt varje möte. Minska ner på antalet möten. En anledning till att många kommer oförberedda är att de inte har haft tid att förbereda sig på grund av andra möten.
Och min personliga punkt 11. Säg till att Du syns på mötet. Om Du är bjuden till mötet säg till att du är förbered; tala med lugn och stark röst och säg till att Dina idéer kommer fram och att Du kan ta cred för dem. Du ska äga frågan! Lycka till på nästa möte!
Se hela artikeln på tidningens Chef hemsida Så undviker du vaga möten
Business and Woman 