Dagligen spänderar vi flera timmar i möten. Tydlig budskap och övertygande ton är A och Ö när vi gör en presentation. Tidningen Chef har publicerat lista på saker som man ska undvika att säga under presentationen. Nedan kommer sammanfattning av dessa.
1. ”Jag har inte haft tid att förbereda mig, men…” Varför är det fel? Det är lite arrogant. Du signalerar att mottagarna inte är värda din förberedelse. Ja, det är tråkigt att du inte har haft tid att förbereda dig, men gör ditt bästa utifrån förutsättningarna.
2. ”Jag vet att jag bara har någon minut kvar, men jag ska bara gå igenom de här 15 bilderna lite snabbt.” Varför är det fel? Ingen kommer att bry sig om de sista bilderna om de hastas igenom i ett rasande tempo. Kom ihåg att din presentation inte står och faller med dina Powerpoint-bilder. Det viktigaste är att du har fått fram ditt budskap.
3. ”Jag ber om ursäkt för teknikproblemen…” Varför är det fel? I presentationen ingår det också att kontrollera tekniken i förväg. Lägg tio minuter på att förbereda uppkopplingen till projektorn, eller att logga in på det lokala nätverket. Om tekniken verkligen krånglar, våga lämna den därhän. Håll presentationen muntligt.
4. ”Jag har många punkter att gå igenom, så det är bäst att jag sätter igång.” Varför är det fel? Din publik förväntar sig att bli uttråkad redan innan du ens har börjat. När du säger att du ska gå igenom en lång rad punkter, får man känslan att informationen inte kommer att vara helt tydlig. Om du misstänker att du har för många punkter, stryk några i förväg.
5. ”Ni kan förmodligen inte läsa det här, men…” Varför är det fel? Använd inte bilder där typsnittet är så litet att publiken inte kan läsa texten. Om du har det här problemet, berätta i stället med egna ord. Och gör om powerpoint-bilden till nästa gång.
6. ”Här kan ni tydligt se hur…” Varför är det fel? Den här typen av mening kombineras ofta med en graf eller ett diagram av något slag. Förmodligen är det första gången som din publik ser diagrammet. Det är alltså inte tydligt för dem. Hjälp din publik att tolka bilden.
7. ”Några frågor?” Varför är det fel? Det är givetvis bra att öppna upp för frågor. Men du vill avsluta din presentation på ett övertygande sätt. Du vill komma med en tydlig slutkläm. Om du avslutar med ”några frågor” tar det lite udden av din fina avslutning. Hur göra? Välkomna och be om frågor under presentationen.
Se hela artikeln i tidiningen Chef
Business and Woman 